存證信函可以怎麼應用？

一、如何撰寫存證信函

在瞭解存證信函的意義以及功能^[1]後，最重要的就是如何對存證信函作實際地應用，也就是如何撰寫存證信函，俾使其發揮應有的功效。因此，本篇擬以開頭所設案例，說明如何從程序到實質內容撰寫存證信函。（見圖1）

（一）寄件人與收件人

1. 寄件人或收件人一般而言都是自然人或法人，若是以法人為寄件人或收件人，還必須載明法定代理人或代表人^[2]。

但有疑問的是，若是無權利能力者，例如同鄉會、同學會、學術團體、社區（大廈）管理委員會^[3]等，可否以這些團體的名義作為寄件人或收件人呢？由於在日後發生爭訟時，當事人一方為證明有利於己的事實^[4]，譬如已遵守時效，可以存證信函作為證據，因此，只要這些團體依民事訴訟法第40條^[5]的規定，在訴訟上具有當事人能力^[6]，就可以團體的名義作為寄件人或收件人，進而寄發或收受存證信函。事實上，郵政處理規則第47條對於機關作為收件人也設有規定^[7]。

2.

至於應以何人的名義作為寄件人或收件人呢？由於以誰的名義作為寄件人或收件人，會影響到存證信函是否發生法律效力，以及日後在訴訟中可否作為證據，因此在撰寫存證信函時必須慎重決定，一般而言，都是以法律關係的當事人作為寄件人與收件人^[8]。例如案例中的A、B是房屋租賃契約的當事人，當然也就是存證信函的寄件人與收件人。因此，倘若A的兒子C以自己的名義（寄件人C）寄發存證信函給B，或是A寄發存證信函給B的兒子D（收件人D），因為C或D都不是租賃契約的當事人，自然也無法成為存證信函的寄件人與收件人，如果以C、D為寄件人、收件人，縱使寄發的存證信函內容也依民法第440條的規定，定相當期限催告承租人支付租金，但仍舊無法發生民法第440條所定催告的法律效力^[9]，出租人A日後更不能在訴訟中以此存證信函作為主張其已依民法第440條規定催告的證據。

（二）存證信函的告知內容

1. 存證信函的首要功能既然是「告知」，則在書寫存證信函時，內容應力求精簡、扼要，最重要的是推敲全盤過程，把握法律上的關鍵點，這樣才能達到告知的目的。

2. 至於存證信函究竟要告知哪些內容，端視法律的規定以及寄件人所想要達成的法律效果而定。

案例中，承租人B積欠租金長達12個月，不論是依民法第440條、土地法第100條第3款^[10]或是2018年6月27日施行的租賃住宅市場發展及管理條例^[11]第10條第1項第2款^[12]的規定，出租人A都可以終止租賃契約，但終止租賃契約的前提是依法A必須先定相當期限^[13]催告B支付租金，如果B在所定相當期限內沒有支付租金，出租人A才可以終止租約。因此，A在撰寫存證信函前就必須要考慮清楚：「是否要繼續將房屋出租給B？」接著才能有辦法決定存證信函的通知內容。

（1）情況一

如果A仍願意將房屋繼續出租給B直到租期屆滿，只希望B將遲付的租金補齊即可，那麼A在存證信函中只要表明下列事項：「限B在函到後（也就是存證信函送達後）一定的期限內（也就是民法第440條第1項所規定的「相當期限內」，例如3日或7日等，視具體情況定相當期限^[14]）繳納遲付的租金、遲延利息，以及繳納的方式（例如匯款到A所指定的帳戶）。」當然，如果B收到A所寄發的存證信函後，逾期仍未繳付租金，此時A才想要終止租賃契約，A就必須再次以存證信函通知B終止租賃契約，而這次的存證信函通知內容，就只要表明因B並未在先前所定的期限內支付租金，所以A以存證信函通知B終止雙方的租賃契約。

（2）情況二

如果A除了希望B繳付遲付的租金外，同時也不願意繼續將房屋出租給B，最簡省的方式就是在同一封存證信函中同時表明這兩件事情：「限B在函到後一定期限內支付積欠的租金以及遲延利息，並說明假使B沒有在所定的期限內支付，A即希望終止租賃關係。」當然，如果B收到存證信函後，有遵期支付租金，那麼A縱使有在存證信函中表明希望終止租賃契約，卻仍然無法終止雙方的租賃契約，也就是此時不管A是否願意繼續將房屋出租給B，AB雙方的租賃關係一直存續至屆期，除非在租賃期間中又再度發生B遲付租金並符合民法第440條終止租約的情況，A才能再重新以存證信函催告並終止租約。

二、存證信函在訴訟中的作用──證明的功能

由於存證信函是採用書面的方式，且書面上記載有寄件人、收件人及發信的時間，不會造成口說無憑的情形，而且又有雙掛號的回執可證明收件人在何時收受，因此將來如果發生爭議時，曾經發出的存證信函就是最好的呈堂供證。所以存證信函具有證明下列事項的功能：

（一）證明曾為意思表示或通知

案例中，假使承租人B在出租人A所定期限後，仍然拒付租金，則A可向法院提起訴訟，請求B「給付租金及遲延利息」，並主張終止租約請求「返還房屋」。此時，存證信函在訴訟中就可以證明A依法已經定相當期間催告B，以及A的通知內容為何，同時B也就無法推諉說沒有收到任何通知，信口雌黃。相反地，如果A先前僅以「口頭」或一般信函通知B，那麼在訴訟中A就難以證明自己曾經「定相當期限催告」B給付租金，也無法證明自己曾向B表示終止租賃契約的意思。在無法舉證證明的情況下，A訴請終止租約並請求B返還房屋的部分就容易遭受敗訴判決。

（二）證明遵守時效

在實體法上，時效的遵守與否往往是影響法律行為效力的關鍵要件，譬如寄件人有無遵守請求權的消滅時效？、由於採行雙掛號的存證信函足以證明寄件人何時發信以及收件人何時收信，因此恰恰足以證明寄件人有無遵守時效，進而影響其權利。