存證信函的功能是什麼?

文:黃于玉(認證法律人)
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    刊登:2019-08-19 ‧ 最後更新:2019-09-10

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    本文
    什麼是存證信函
    存證信函[1]其實就是「郵局存證信函」的簡稱,依郵政處理規則第34條第1項規定:「掛號信函交寄時,加付存證相關資費,依中華郵政公司規定方式繕寫,以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者,為存證信函[2]。」可知,存證信函必定是掛號信函。雖說存證信函是掛號信函,但究竟是僅限於國內掛號信函(收件地址為國內地址),還是也包括國外掛號信函(收件地址為國外地址)呢?舊的郵政規則[3]第99條[4]本來僅限於國內收件地址,然郵局為因應客戶郵寄的需求,自西元2004年起,放寬可書寫國外地址向國外遞送存證信函[5],只是寄往國外的存證信函,內容仍應以中文書寫,並按一般國際出口「掛號函件」交寄,不過當寄達國沒有辦理回執業務時[6],則不得附回執[7]交寄。需注意的是,由於寄往國外的存證信函,係以掛號交寄,郵局固然能證明發信日期和內容,但是郵局並不能確保國外或我國法院是否認同其存證效力[8],而當未附回執交寄或回執未退時[9],郵局也不能確保這樣是否會影響到存證效果[10]
    存證信函的功能
    民法將意思表示分成「對話[11]」與「非對話[12]」。一般人在作意思表示時,固然可以用對話的方式,譬如面對面或打電話向對方表示訂購一批貨物,但如果涉及到日後訴訟需要舉證證明有無作過某一意思表示時,對話的方式常會發生口說無憑的窘境,因此「非對話」就成為首選的方式。
    所謂「非對話」通常是以書面或信函表示,不過因為書面或一般信函的內容究竟為何以及其送達時間,並無第三人可以證明,而書面或信函的收件人有可能謊稱並未收到或者不知情,因此使用非對話為意思表示時,並不建議使用普通書面或一般信函,而應該使用存證信函[13],也就是透過郵局存證一份內容完全相同的副本,作為寄送以及內容的證明之用[14],日後如果有任何爭議或訴訟時,便可以存證信函做為證據,藉以證明我方(寄件人)確實有把想要通知的事項及內容告知對方(收件人),同時也可以證明寄件人何時發信、收件人何時收受,對時間上的證明相當明確而無法輕易撼動。
    綜上所述,可知存證信函最主要的功能,就是「告知」(包括一般告知、催告、契約的解除、確定遵守時效[15]等等)以及「證據保存」(作為證明之用)。
    存證信函的處理程序
    到郵局購買存證信函或上網下載存證信函之檔案[16]
    繕寫(亦可用電腦打字)存證信函[17]。原則上應備1式3份[18],以複寫或影印的方式皆可。若收件人有2人以上或有副本收件人時,則依收件人的人數增加存證信函的份數[19]。繕寫完畢裝訂用印(寄件人之印章),若每份存證信函超過1頁,則需各頁之間以寄件人的印章加蓋騎縫章[20]
    繕寫信封。
    拿到郵局以雙掛號附回執寄送(附回執方可確定對方何時收到),郵局會將1份交由寄件人收執,1份則由郵局保存,其餘則寄給正本及副本收件人。
    若日後需要查閱存放在郵局的存證信函副本,只要到郵局填具申請書即可[21]。但必須注意郵政處理規則第34條第2項[22]及中華郵政股份有限公司郵務營業規章第116條[23]的規定,留存在郵局的存證信函副本,郵局僅保存3年。

    註腳

    1.   關於存證信函如何實際運用,詳見:黃于玉(2019),《存證信函可以怎麼應用?》。
    2.   郵政處理規則第34條第1項:「掛號信函交寄時,加付存證相關資費,依中華郵政公司規定方式繕寫,以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者,為存證信函。」
    3.   依據1935年7月5日制定之郵政法第49條:「郵政規程由交通部擬訂,呈請行政院核定之。」之規定,交通部據此於1936年10月30日訂定發布「郵政規則」,但交通部於2003年1月14日交郵發字第092B000004號令發布廢止郵政規則,並自2003年1月1日生效,另於2002年12月30日交通部交郵發字第091B000166號令訂定發布「郵政處理規則」,全文71條,並自2003年1月1日施行。
    4.   已廢止的郵政規則第99條:「
      I 各類國內掛號信函交寄時,以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者,為存證信函。
      II 存證信函限在辦理該項業務之郵局交寄。但得寄至國內任何郵遞通達之地方。
      III 存證信函除在封面黏貼普通郵資、特別處理資費及回執費外,應另付存證費,用郵票黏貼於郵局保存之副本上,以郵戳蓋銷之。
      IV存證費由郵政總局定之。」
    5.   2003年1月1日中華郵政股份有限公司第一屆董事會第一次會議通過訂定「中華郵政股份有限公司郵務營業規章」全文224條,並於2004年1月30日經中華郵政股份有限公司第一屆董事會第七次會議通過修正發布第112條,依第112條之規定:「
      I 各類掛號信函交寄時,以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者,為存證信函。
      II 存證信函限在辦理該項業務之郵局交寄。但得寄至國內外任何郵遞通達之地方。
      III 存證信函寄往國外者,其存證效力,依各該國家之規定。
      IV 存證信函應在封面黏貼普通郵資、特別處理資費及回執費外,並另付存證費,以郵票或郵資券黏貼於留存郵局之副本上,以郵戳蓋銷之。寄往國外之存證信函,依寄達國之規定不受理回執者,免納回執費,並由寄件人自行衡酌交寄。」
    6.   有關各國是否辦理信函回執業務,參考中華郵政股份有限公司郵務營業規章附表一「郵盟會員國」
    7.   回執:指向寄件人證明某種郵件已經遞到的憑據,由收件人蓋章或簽字交郵局寄回給寄件人。
    8.   中華郵政股份有限公司郵務營業規章第112條第3項明定:「存證信函寄往國外者,其存證效力,依各該國家之規定。」
    9.   事實上並非所有國家都有辦理信函回執業務,此可參考註5,而實務上也有發生超過數月不寄退回執的情況。
    10.   參考中華郵政全球資訊網(2013),《Q交寄存證信函,收件人地址是否可書國外之地址?》。
    11.   民法第94條:「對話人為意思表示者,其意思表示,以相對人了解時,發生效力。」
    12.   民法第95條:「
      I 非對話而為意思表示者,其意思表示,以通知達到相對人時,發生效力。但撤回之通知,同時或先時到達者,不在此限。
      II 表意人於發出通知後死亡或喪失行為能力或其行為能力受限制者,其意思表示,不因之失其效力。」
    13.   郵政處理規則第34條:「
      I 掛號信函交寄時,加付存證相關資費,依中華郵政公司規定方式繕寫,以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者,為存證信函。
      II 存證信函留存郵局之副本,自交寄日起,由郵局保存三年,期滿後銷燬之。」
    14.   郵政處理規則第3條中華郵政股份有限公司郵務營業規章第9條
    15.   譬如債權人A向債務人B請求返還借款時,B提出抗辯稱A的請求權已罹於時效而消滅,A則主張自己在時效期間(15年,民法第125條)內曾向B請求,而為了證明A確實有在時效期間內曾經向B請求返還借款,A就可以拿出先前寄送給B、內容為請求清償借款的存證信函,藉以確定A的確有遵守法律所規定的時效。
    16.   中華郵政全球資訊網(2013),《下載專區-存證信函》的「存證信函格式」(自動下載為Word檔)。
    17.   中華郵政全球資訊網(2016),《下載專區-快速查詢》的「存證信函格式使用說明」(自動下載為Word檔)。
    18.   指將相同內容的文件,複製或複印成3份的形式,各交付予不同之人,卻可產生相同的使用或證明效果。例如雙方訂立買賣契約,做成書面時,通常會做成一式兩份,也就是做成兩份一模一樣的買賣契約,由雙方當事人各執一份。而存證信函之所以要一式三份,乃是因為一份要要交寄給收件人、一份留存在郵局,另一份則由寄件人收執。
    19.   例如有3位收件人,則需準備1式5份存證信函;有1位收件人、1位副本收件人,則需準備1式4份存證信函。
    20.   在2頁以上文件的騎縫處加蓋章戳,此即是「騎縫章」(參考公文程式條例第11條:「公文在二頁以上時,應於騎縫處加蓋章戳。」)在文件上蓋騎縫章之目的乃在於防偽,蓋以文件如果有騎縫章,則頁與次頁間會有特定的接合點,文件有無添加造假或減少,可立即發現;反之,如果沒有蓋騎縫章,則文件有可能事後遭添加或減少頁數。
    21.   中華郵政全球資訊網(2013),《下載專區-存證信函》的「查閱存證信函副本申請書」(自動下載為Word檔)。
    22.   郵政處理規則第34條第2項:「存證信函留存郵局之副本,自交寄日起,由郵局保存三年,期滿後銷燬之。」
    23.   中華郵政股份有限公司郵務營業規章第116條:「存證信函留存郵局之副本,依郵件處理規則第三十四條第二項規定,自交寄日起,由郵局保存三年,期滿後銷燬之。」
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