什麼是閱卷?閱卷有哪些要注意的地方?

文:楊舒婷(認證法律人)
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刊登:2020-10-16 ‧ 最後更新:2020-10-26

本文
「閱卷」的意思[1]
在解釋閱卷的意思之前,先來理解訴訟的大致流程。(見圖1)
圖1 卷宗是怎麼出現的?||資料來源:楊舒婷 / 繪圖:Yen
圖1 卷宗是怎麼出現的?
資料來源:楊舒婷 / 繪圖:Yen

例如A想要告B,請求B返還借款,那麼A就要向法院提出民事起訴狀(包括證據),法院收到起訴狀後會分案給不特定的股別[2](假設是X股)承審,X股收到起訴狀後,就會排定時間通知兩造開庭[3],而隨著訴訟程序的進行,兩造都會陸續提出自己的主張、證據與書狀,像準備狀、爭點整理狀、答辯狀、言詞辯論意旨狀[4]等等,經過一番攻防與言詞辯論後,法院得出心證,就會下一個終局裁判,結束這個案件。
在上述訴訟期間中,從A提出的「起訴狀」、法院發的「開庭通知」、兩造各自提出的所有「書狀」、每次的「開庭筆錄」到最重要的「裁判」等等(其實就是「所有」跟本件訴訟有關的文書資料),法院都會依照時間排序整理成冊,這就是所謂的「卷(宗)」[5]
所以「閱卷」的意思,其實就是指「閱覽訴訟資料」。但實際上,閱卷時不可能過目不忘,因此不太會單純看看而已,大部分時候還是需要將卷拍照或影印後帶回去。
閱卷聲請程序
因為卷宗平時都是在書記官或法官手上,所以閱卷不能隨到隨閱,必須先向書記官預約時間,讓書記官提前將卷宗交給閱卷室。
聲請閱卷的方式有許多種,包括書面、電話、傳真或其他電子傳送方式[6]。其中書面與傳真是最常被使用的方式,在司法院與各個法院網站也都有書面格式可以下載[7]
注意事項
因為卷宗是法院保存訴訟資料的重要紀錄,所以閱卷時有一些限制,包括[8]
閱卷只能在閱卷室裡面,不能將卷帶走。
在卷宗上不能添註、塗改、更換、抽取、圈點、污損或作其他記號。(所以許多閱卷室都會要求閱卷時只能使用鉛筆。)
裝訂成冊的卷宗不能拆散,閱覽後必須按照原狀歸還。(因為卷宗都是書記官依照時間順序整理好的,拆散就會使得資料散亂,甚至有遺失的風險。)
使用者付費
聲請閱卷雖然不用聲請費用,但影印或掃描卷宗就必須付費給法院,A4黑白影印一頁2元,掃描則是一頁1元[9];如果是電子卷證,法院也會另外徵收掃描費用和光碟費[10]

註腳

  1.   因為民眾比較常碰到的是民事與刑事訴訟,所以本文範圍限縮在民事與刑事程序閱卷的介紹。本文會先介紹閱卷的基本概念和注意事項,至於哪些人才可以聲請閱卷,請參照:楊舒婷(2020),《誰可以聲請閱卷?不是律師的一般人也可以聲請閱卷嗎?》。
  2.   法院會將法官們分成不同的「股別」,例如潔股、午股、誠股等等(股別名稱非常多種,有興趣的讀者可以到各法院網站查詢)。案件進入法院後,就會被分配到其中一個股別,之後的一切訴訟流程,便是由這個股別負責處理,所以可以把「股別」想像成這件訴訟的「主辦單位」。
    使用股別的好處在於,讓事務處理流程更順暢、簡單。
    以本文A對B提告請求返還借款的例子來說,假設這個案件是被分配到勇股(那勇股就是A的訴訟案件的主辦單位),則A和B就都可以在書狀的股別欄位記載勇股,這樣收狀的人員就可以省去查詢股別的時間,盡快將書狀送到勇股書記官或法官手上。所以實際上在處理訴訟案件時,都是用股別作為代稱,不會特別去記書記官或法官的名字(例如:「請問是丙股書記官嗎?」、「我要閱甲股的卷。」)。
  3.   原則上,如果起訴程序都合法的話,法院就會通知兩造開庭。但會有一些例外,例如原告沒有繳裁判費,法院就要先通知原告補繳,等原告補繳完後,法院才會通知兩造開庭時間;又或是原告起訴時沒有附上證物,法院就會通知原告趕快補交,這樣法院才能先瞭解原告主張的事實,被告也才能針對原告的主張作具體答辯。
  4.   對於書狀的格式其實並沒有限制(而且除了電腦繕打外,手寫也可以),不過一般來說,書狀上一定會記載的內容有:書狀名稱(例如民事準備書狀、民事陳報狀、刑事答辯狀等)、案號與股別(以便法院收文單位將書狀確實送到承審的股別)、當事人姓名與地址、聲明與主張或抗辯的內容(包括證據)、日期、管轄法院、具狀人簽名。可以參考:司法院(2019),《民事準備書狀》、《民事陳報狀(一般)》、《刑事答辯狀》。
  5.   民事訴訟法第241條第1項:「當事人書狀、筆錄、裁判書及其他關於訴訟事件之文書,法院應保存者,應由書記官編為卷宗。」
    刑事訴訟法第54條第1項:「關於訴訟之文書,法院應保存者,由書記官編為卷宗。」
    簡單來說,就好比申請大學準備備審資料時,把國小到高中的經歷與獎狀,依照時間整理、排序後做成一本書的感覺。順帶一提,書的單位是「本」,卷的單位則是「宗」,如果案件的訴訟時間很長(例如發回更審數次)或是案件資料特別多(例如工程案件的證物通常都非常多),就會有多達數十宗的卷,疊起來可能都比人還高。
  6.   民事閱卷規則第3條:「聲請閱卷得以書面、電話、傳真或其他電子傳送方式為之。」
    民事閱卷規則第6條:「聲請人以書面或傳真聲請閱卷,應填具閱卷聲請書(如附式一),送或傳送該管法院收發室或閱卷室。」
    民事閱卷規則第7條:「聲請人以電話聲請閱卷時,閱卷室承辦人員應即填載閱卷聲請書。」
    民事閱卷規則第8條:「聲請人以電子傳送方式聲請閱卷時,法院應將其聲請書列印依第十條規定辦理。」
    各級法院刑事及少年保護事件律師閱卷要點第2條:「律師就受委任、選任或法院指定辦理之有關案件,得以書面、電話、傳真或其他電子傳送方式聲請閱卷。」
    各級法院刑事及少年保護事件律師閱卷要點第5條:「律師以書面聲請閱卷,應填具二聯式閱卷聲請書(如附件一),送法院收發室。」
    各級法院刑事及少年保護事件律師閱卷要點第6條:「律師以電話、傳真或其他電子傳送方式聲請閱卷時,閱卷室承辦人員,應填載二聯式閱卷聲請書。」
    各級法院刑事及少年保護事件律師閱卷要點第27條:「本要點於非律師而依法得聲請閱覽卷宗之人聲請閱卷時,準用之。」
  7.   例如司法院(2019),《民事聲請閱卷狀(傳真、電子郵件)》、《民事聲請閱卷狀》;臺灣新北地方法院(2017),《聲請指定期日閱覽卷宗狀》;臺灣臺南地方法院(2020),《閱卷聲請狀》。
  8.   民事閱卷規則第21條:「聲請人閱卷應在閱卷室為之,不得攜出,並應注意下列事項:
    (一)於卷證不得添註、塗改、更換、抽取、圈點、污損或作其他記號。
    (二)裝訂之卷證不得拆散。
    (三)卷內文件證物閱覽後,仍照原狀存放。」
    各級法院刑事及少年保護事件律師閱卷要點第18條:「十八、律師閱卷應在閱卷室為之,不得攜出,並應注意下列事項:
    (一)對於卷證不得添註、塗改、更換、抽取、圈點、污損或作其他記號。
    (二)裝訂之卷證不得拆散。
    (三)卷內文件證物閱覽後,仍照原狀存放。」
  9.   法院辦理民事事件訴訟文書之影印攝影抄錄及翻譯費徵收標準第2條:「訴訟文書之黑白影印、列印費,B5、A4規格紙張每頁徵收新臺幣二元,B4、A3規格紙張每頁徵收新臺幣三元;彩色影印、列印費,B5、A4規格紙張每頁徵收新臺幣十五元,B4、A3規格紙張每頁徵收新臺幣三十元。」
    法院辦理刑事案件少年事件訴訟文書之影印攝影抄錄及複製電子卷證費用徵收標準第2條:「訴訟文書之黑白影印費,A3、B4規格紙張每頁徵收新臺幣三元,A3、B5規格紙張每頁徵收新臺幣二元;彩色影印費,A3、B4規格紙張每頁徵收新臺幣三十元,A4、B5規格紙張每頁徵收新臺幣十五元。」
  10.   電子閱卷的費用標準,可以參考:司法院(2020),〈民事事件常用費用徵收標準表〉,《民事事件費用徵收標準》。
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