存證信函[1]其實就是「郵局存證信函」的簡稱,依郵政處理規則第34條第1項規定:「掛號信函交寄時,加付存證相關資費,依中華郵政公司規定方式繕寫,以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者,為存證信函[2]。」可知,存證信函必定是掛號信函。雖說存證信函是掛號信函,但究竟是僅限於國內掛號信函(收件地址為國內地址),還是也包括國外掛號信函(收件地址為國外地址)呢?舊的郵政規則[3]第99條[4]本來僅限於國內收件地址,然郵局為因應客戶郵寄的需求,自西元2004年起,放寬可書寫國外地址向國外遞送存證信函[5],只是寄往國外的存證信函,內容仍應以中文書寫,並按一般國際出口「掛號函件」交寄,不過當寄達國沒有辦理回執業務時[6],則不得附回執[7]交寄。需注意的是,由於寄往國外的存證信函,係以掛號交寄,郵局固然能證明發信日期和內容,但是郵局並不能確保國外或我國法院是否認同其存證效力[8],而當未附回執交寄或回執未退時[9],郵局也不能確保這樣是否會影響到存證效果[10]。
民法將意思表示分成「對話[11]」與「非對話[12]」。一般人在作意思表示時,固然可以用對話的方式,譬如面對面或打電話向對方表示訂購一批貨物,但如果涉及到日後訴訟需要舉證證明有無作過某一意思表示時,對話的方式常會發生口說無憑的窘境,因此「非對話」就成為首選的方式。
所謂「非對話」通常是以書面或信函表示,不過因為書面或一般信函的內容究竟為何以及其送達時間,並無第三人可以證明,而書面或信函的收件人有可能謊稱並未收到或者不知情,因此使用非對話為意思表示時,並不建議使用普通書面或一般信函,而應該使用存證信函[13],也就是透過郵局存證一份內容完全相同的副本,作為寄送以及內容的證明之用[14],日後如果有任何爭議或訴訟時,便可以存證信函做為證據,藉以證明我方(寄件人)確實有把想要通知的事項及內容告知對方(收件人),同時也可以證明寄件人何時發信、收件人何時收受,對時間上的證明相當明確而無法輕易撼動。
綜上所述,可知存證信函最主要的功能,就是「告知」(包括一般告知、催告、契約的解除、確定遵守時效[15]等等)以及「證據保存」(作為證明之用)。
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