員工的薪資單、出勤紀錄，雇主要保存多久？ 如果雇主沒保存，訴訟時無法提出，可能會有什麼後果？

一、員工的薪資單、出勤紀錄，雇主必須保存嗎？如果是，雇主要保存多久呢？

為了保護勞工的權益，也方便勞動主管機關確認雇主是否有提供符合法律要求的勞動條件，法律明白要求雇主應該備置員工的工資清冊，其中必須明確記載薪資發放、薪資項目的計算方式、薪資總數等細節^[1]。不只如此，法律也要求雇主備置員工的出勤紀錄，每日詳細記載員工的出勤情形，並且以分鐘為單位。不論是工資清冊或出勤紀錄，雇主都必須保存至少5年^[2]。

又為了使雇主能確實保存這些紀錄，如果雇主沒有保存員工的工資清冊和出勤紀錄的話，勞動主管機關可以處罰雇主新台幣 2 萬元以上、100 萬元以下的罰鍰。如果雇主違反的情節嚴重，例如已經多次違反規定或公司規模較大，可能使多名勞工權益受損，主管機關還可以加重罰鍰，最高可以加重到原罰鍰上限的1／2^[3]，雇主不可不慎。

二、如果雇主沒有保存，和員工訴訟時無法提出，會怎麼樣？

原則上，在我國的民事訴訟中，當事人對於有利於自己的事實，負有證明的責任^[4]。因此，在工資及工作時間的爭議中，勞工通常可以先透過薪資轉帳帳戶紀錄及部分出勤紀錄作為曾經有提供勞務和收到薪資的證明。但是因為各種原因，處於弱勢的員工常常沒有非常完整的紀錄，這時員工要證明自己的主張，就會碰到證據不足的困難。

幸運的是，為了保護勞工，根據勞動事件法的規定，雇主對於依法應該備置的相關文件，包括工資清冊、出勤紀錄等，負有提出的義務^[5]。因此，如果員工認為自己的工資或加班費確實被雇主少算，而向法院起訴請求時，就算自己手中沒有十足完整的出勤和薪資資料，到時可以請法院命令雇主提交完整的工資清冊和出勤紀錄，以便法院明白雙方勞務提供和薪資給付的實際狀況。這時如果雇主因為沒有保存相關文件或藉故不想提出，法院可以直接推定員工的主張為真實^[6]。

這樣的法律設計是為了減輕勞工的舉證責任，因為既然這些文件雇主本來就有義務保存，就由應該有資訊的雇主負責向法院提出，希望使勞資之間的資訊不對等關係，在訴訟時得到改善，以保護訴訟中通常比較弱勢的勞工。

三、結論

B有權利要求A公司提供自己的薪資單及出勤紀錄，A公司必須提供，也有義務保存這些文件至少5年。如果B不得不向法院起訴請求時，就算自己手中沒有完整的資料，到時可以請法院命令A公司提交完整的工資清冊和出勤紀錄。如果A公司因為沒有保存相關文件或藉故不想提出，法院可以直接推定B的主張為真實。