勞資會議怎麼開？召開程序報你知

有聽過「勞資會議」嗎？各位的職場中有定期召開勞資會議嗎？知道該怎麼開、又為什麼一定要開嗎？

以下就帶大家一步一步了解，勞資會議到底要怎麼開，有哪些細節要注意。

一、哪些事業單位必須召開勞資會議？

勞資會議不只是形式上的例行公事，而是法律規定的制度，只要適用勞動基準法（下稱勞基法）的事業單位，無論人數，即使勞工只有1、2人，都必須依規定召開勞資會議^[1]。

若公司設有多個事業場所（例如分公司、廠房或營運據點），且各場所員工人數達30人以上，必須各自召開勞資會議，不得合併舉辦。換句話說，母公司與子公司、總公司與分公司間，也不能共同召開一場會議了事^[2]。

二、什麼時候必須發出開會通知與會議提案？

（一）7日前發出開會通知

召開勞資會議，必須在會議7日前發出通知^[3]，並可附上議程草案與相關資料。

（二）3日前提出會議提案

會議的提案，必須在3日前分送給各勞資方代表^[4]。

小提醒：要怎麼算滿7天？

根據民法規定^[5]，通知當天不算入，開會當日也不可以算在期間內，可以參考下圖1日期計算方式：

圖1：期間計算方式示意圖

會議通知（9/9）

1

2

3

4

5

6

7

會議日（9/17）

三、出席人數須符合法定門檻

勞資雙方代表需「親自」出席，且雙方都要「超過半數」出席才能開會，會議的決議則須經出席代表4分之3以上同意才通過，沒有出席的代表可以委託別人代為出席或另外提供書面意見，但代為出席的那個人或只提供書面意見而未出席的代表本人，都不可以列入出席人數與決議人數的計算中^[6]。

若出席人數不夠，這場會就等於沒開成，要重新召開^[7]。如果表決人數不足或是表決比例不符，可能也需要重開會喔！

四、可採視訊方式召開

隨著科技普及，勞資代表親自出席除了實體出席，也可以採用視訊方式，但要注意以下事項^[8]：

（一）必須先經過勞資會議決議通過。

（二）視訊會議過程必須可辨識且讓與會人員全程共見共聞。

（三）應妥善保存電子紀錄，例如登入名單、會議截圖與簽到紀錄等^[9]，以作為會議合法召開的證明。

五、勞資會議談什麼？

勞資會議談什麼可以參考：《勞資會議是什麼？勞資會議可以決定什麼？》。

除了法律規定必須經過勞資會議同意才能實施，否則事業單位將會被處以罰鍰的事項，例如：加班、實施變形工時制度^[10]等，勞資會議也可以討論以下三大類事項^[11]：

（一）促進勞資關係事項。

（二）與勞動條件、福利、工作效率、工作規則有關事項。

（三）與勞資會議選舉、勞資會議運作有關事項。

勞方代表也可以特別注意，針對勞基法要求必須先經勞資會議同意的事項，是可以附期限的，例如：「同意實施變形工時一年」，期限屆滿後若要繼續，資方就必須再次取得勞方同意^[12]。

六、會議紀錄製作與舉證義務

會議結束後必須製作完整紀錄並由主席及記錄人員簽名，內容包含^[13]：

（一）會議屆數、次數。

（二）開會時間與地點。

（三）出席、列席人員名單。

（四）議程與討論內容。

（五）決議事項及表決結果。

會議紀錄依法除了必須發送給出席與列席人員，在涉及個別勞工權益時，也建議公布讓勞工知悉^[14]，以達到勞資會議的最大效用。

此外，會議紀錄建議企業保存5年。紀錄內容不可以偽造或記載未討論事項，否則可能構成違法，對於勞資會議紀錄記載有爭議時，企業負有舉證、提出資料的義務^[15]。

七、多久要開？有哪些時間限制？

勞資會議必須每3個月召開一次^[16]，企業可以固定間隔3個月開1次，也可以在每3個月內自訂日期規律召開（如圖2）^[17]。

八、常見錯誤與罰則提醒

（一）常見錯誤

很多企業以為勞資會議「有開就好」，但實際上常見這些錯誤^[18]：

1. 會議出席人數未達法定門檻^[19]。

2. 事業單位與30人以上的事業場所合併召開勞資會議^[20]（例如母公司與子公司、不同廠區合併召開）。

3. 勞資代表異動後未完成主管機關備查程序^[21]。

4. 通知未滿7日就開會^[22]。

5. 視訊會議未保存電子紀錄^[23]。

（二）罰則與風險

如果沒開勞資會議或「亂開」，雇主很有可能面臨以下三種風險：

1. 被罰錢：如前面所提到的，若沒有召開勞資會議，就實施加班、變形工時等須勞資會議通過的制度，可罰新臺幣2～100萬元^[24]。

2. 制度無效：加班、變形工時制度可能不算數，還得補加班費^[25]。

3. 爭議風險：員工可向主管機關申訴或向法院提告，企業形象受損。

九、結語

勞資會議不只是法律要求，更是讓勞資雙方彼此能好好溝通的機會。

依法召開勞資會議，能確保企業內部決策程序合法，也有助於促進勞資合作、穩定職場關係。只要掌握召開對象、通知時限、出席門檻與紀錄保存等原則，就能避免常見錯誤，讓勞資會議真正發揮橋梁作用！